Das Schnittstellenorchester für Ihre kaufmännischen Prozesse
Wie wir uns die ideale Arbeitswelt für den kaufmännischen Bereich vorstellen – und gemeinsam mit Ihnen gestalten.
Zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, glückliche Kunden und solide Zahlen: Das strebt wohl jedes Unternehmen an. Und doch gibt es im täglichen Workflow immer wieder Sollbruchstellen. Momente, in denen es knirscht oder Mehraufwand nötig ist. Prozesse, die nicht durchgängig digital ablaufen oder wegen fehlender Schnittstellen gar abbrechen. Das frisst Ressourcen, vor allem Zeit. Und es vergrault auf Dauer Mitarbeiter, die sich auf funktionierende und professionelle Tools verlassen wollen statt auf „kreative Workarounds“.
Wie kann es besser gehen? Wir zeigen Ihnen unser Idealbild eines Schnittstellenorchesters, das – angepasst an die Unternehmensgröße und -bedürfnisse – dafür sorgt, dass alle Instrumente bestens aufeinander abgestimmt einen perfekten Klang erzeugen, sprich: das perfekte Ergebnis abliefern. Dazu haben wir uns in den vergangenen Jahren intensiv mit den am Markt verfügbaren Lösungen befasst, die in unterschiedlicher Komplexität auch ganz unterschiedliche und teilweise nur einzelne kaufmännische Aufgaben und Schnittstellen abdecken. Eine API zur Warenkreditversicherung oder ein Interface zu SAP, Salesforce etc.: Eine Verknüpfung Ihrer Prozesse ist einfacher als Sie möglicherweise denken.
Redundante Aufgaben reduzieren
Begeben wir uns also in eine ideale Welt: Zunächst möchten wir redundante, sich fortlaufend wiederholende Aufgaben auf ein Minimum eindampfen. Welche das sind, klassifizieren wir nach Ihren individuellen Wünsche und Kriterien. Dazu schauen wir uns den Ist-Zustand an: Gibt es irgendwo Datensilos? Werden überflüssige Daten vorgehalten? Wie greifen Sie und Ihre Mitarbeiter auf die vorhandenen Informationen zu? Sind diese immer aktuell, und in welcher Qualität liegen sie vor?
Daten und Zugänge zusammenführen
In vielen Unternehmen sind Kunden- und Auftragsdaten noch verstreut, teilweise sogar lokal gespeichert. Die Systeme der Auftragsannahme sind nicht immer vollständig an die Systeme der Auftragsverarbeitung und Produktion sowie an Marketing und Controlling gekoppelt. Kundendaten finden sich in Empfängerlisten von Newslettern genau wie in Vertriebsdatenbanken, zusätzlich kursieren unterschiedliche Zugänge und Passwörter. Dies ist nicht nur unübersichtlich und untergräbt den Wissensaustausch im Unternehmen, es kostet auch Geld.
IT-Systeme modernisieren
Eine zentrale Aufgabe ist es daher, diese „historisch gewachsenen“ Systeme zu entwirren und alle Schnittstellen sinnvoll zusammenzuführen. Ziel: Alle Informationen sollen an einem Ort und in Echtzeit abrufbar sein, das Unternehmen soll jederzeit in hoher Qualität und wettbewerbsfähig liefern können. Das bringt nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen, sondern reduziert auch die Frustration der Mitarbeiter, die redundante „Monkeywork“ üblicherweise mit sich bringt. Zudem bindet ein modernes Unternehmen mit zeitgemäßen, durchdachten Prozessen nicht nur bestehende Mitarbeiter an sich, es zieht auch neue an. Oder möchten Sie gern noch mal mit Windows 95 arbeiten?
Informationen abgleichen und verifizieren
Bereits bei der Adresserfassung oder beim Anlegen einer Kundenanfrage lassen sich über externe Schnittstellen bedarfsgerechte Prüfungen einbinden. Wurde der Firmenname richtig geschrieben? Stimmt die Rechtsform mit der beim Handelsregister hinterlegten überein? Welche Bonität hat Ihr potenzieller Geschäftspartner? Wir wollen – und können – Stammdaten anderer Quellen in Ihre vor- und nachgelagerten Systeme übernehmen und bei Bedarf durch Zusatzinformationen wie Bonität oder Ansprechpartner qualifizieren.
Denn zu einer idealen Welt gehört für uns, an jeder Stelle des Prozesses die passenden Schnittstellen anzudocken und sinnvoll zu nutzen. Schöner Nebeneffekt: Auch hier sparen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zeit. Wenn alle relevanten Daten geprüft und automatisiert jedem im Team zur Verfügung stehen, passieren weniger Fehler. Es gehen keine Daten verloren oder müssen doppelt gepflegt werden – und jedem, der mit dem Kunden kommuniziert, stehen jederzeit die korrekten Daten zur Verfügung. Für das Angebot, für die Auftragskommunikation, für den Lieferschein, für die Rechnung – und auch für die Weihnachtskarte zur Kundenbindung.
Ihr Konzert, Ihr Orchester
Hierbei ist es unerheblich, über wie viele unterschiedliche Vor und Nachsysteme oder Datenquellen Ihr Unternehmen verfügt. Der kleinste Nenner für eine Orchestrierung der Schnittstellen können beispielsweise CSV-/Excel-Dateien sein. Ob ERP/CRM-Anbieter wie SAP, Oracle, Navision oder weniger bekannte Lösungen, mehrere Wirtschaftsauskunfteien, mehrere Warenkreditversicherer oder Top Up-Versicherungen, Schnittstellen zu Inkassogesellschaften: Alles passt, wenn gewünscht, in einen Konzertsaal. Gleichzeitig ist es möglich, nur Ausschnittslösungen im Kammerorchester zu bedienen.
Alle Daten, auch Nachträge von Auskunfteien oder neue Limitentscheidungen der Warenkreditversicherung, werden nun automatisiert in die Systeme eingespielt. Basierend auf diesem Schnittstellenorchester können Sie nun die Sinfonie selbst gestalten und Ihr Regelwerk für das Credit Risk Management (teil-)automatisieren. So, dass nicht nur alles miteinander verbunden ist, sondern auch wiederkehrende Arbeiten sortiert und betroffene Mitarbeiter informiert und gegebenenfalls zur Interaktion aufgefordert werden.
Eine Credit Management-Lösung kann die Entscheidungsprozesse in Ihrem Unternehmen verkürzen, die Obliegenheiten der Warenkreditversicherung erfüllen und Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben in Ihren Unternehmen verschaffen. Unsere Erfahrung zeigt, dass es ein klug geplantes und angepasstes Credit Risk Management-System schnell Zeit und Kosten spart. Ihr Unternehmen arbeitet effizienter, ist wettbewerbsfähig oder sogar -führend und Ihre Mitarbeiter und Kunden sind zufriedener. Darüber hinaus verfügen moderne Systeme über KI-gestützte Funktionen, mit denen unschlagbare Rechenleistungen oder Erkenntnisse erzielt werden können.
Die ideale Welt verwirklichen
Wer sich heute nicht mit diesen Themen und Werkzeugen auseinandersetzt, seine eigenen Systeme auf den Prüfstand stellt und sämtliche Prozesse und Algorithmen interner und externer Provider regelmäßig validiert, verliert den Anschluss. Dies wird sich schleichend an den Zahlen bemerkbar machen – denn zähe Prozesse und unzufriedene Teams steigern nicht gerade die Attraktivität Ihres Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt.
Wir kennen die verfügbaren Lösungen, tauschen uns mit Ihnen über die Anforderungen Ihres Hauses aus und unterstützen Sie dabei, das perfekte Orchester zusammenzustellen.
Die ideale Welt zu verwirklichen: Das dauert selbst bei Unternehmen mit mehreren, zu integrierenden Auslandsgesellschaften meist nur wenige Monate und ist mit dem Zeitaufwand üblicher ERP- oder CRM-Projekte nicht vergleichbar.
Buchen Sie ein Termin und profitieren Sie von den Erfahrungen und Best Practices, die wir in den vergangenen Jahren sammeln konnten.
Heiko Walter
Geschäftsführer
Wa-Ka Kreditversicherungsmakler GmbH
Wa-Ka Credit Solutions GmbH
Tel.: (0171) 7 64 44 22
E-Mail: walter(at)wa-ka.de
Mo Ceka
Geschäftsführer
Wa-Ka Credit Solutions GmbH
Tel.: (0171) 7 64 44 28
E-Mail: ceka(at)wa-ka.de