Obliegenheiten der Warenkreditversicherung: Was müssen Sie beachten?
Um den Schutz Ihrer Kreditversicherungspolice zu erhalten, ist penibel darauf zu achten, die Pflichten des Vertrages einzuhalten. Was so einfach gesagt ist, kann in der Praxis zu einer Missstimmung führen. Umso wichtiger ist es, dass ein Unternehmer eine bedarfsgerechte und an die individuelle Situation des Unternehmens angepasste Police abschließt. Denn nicht jedes Unternehmen hat Mitarbeiter, die sich ausschließlich oder überwiegend mit dem gesamten Forderungsmanagement der Firma auseinandersetzen.
Immer dann, wenn das Forderungsmanagement nur einen kleinen Teil der Arbeit des Mitarbeiters ausmacht, soll diese Zusammenfassung ihm die wichtigsten Bestandteile einer Kreditversicherung aufzeigen und somit helfen, die Obliegenheiten der Versicherung besser einzuhalten.
Ihre Kreditversicherungspolice braucht nicht nur beim Abschluss oder im Schadensfall Ihre Aufmerksamkeit. Im Gegenteil: Sie sollte Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe im Debitorenmanagement sein, und das am besten nur mit sinnvollem Mehraufwand. Erst dann kann die Warenkreditversicherung ihre Stärken ausspielen und für die Sicherheit Ihrer Forderungen sorgen. Achten Sie daher in Ihrem eigenen Interesse pedantisch darauf, die Bedingungen und Obliegenheiten der Police einzuhalten. Schließlich soll im Schadensfall der Kreditversicherungsschutz greifen und Ihren Schaden ersetzen.
Achtung: Die meisten Verträge der Warenkreditversicherung sind natürlich auf die individuellen Bedürfnisse und die Größe der Unternehmen angepasst. So gibt es für junge und kleinere Unternehmen vereinfachte Policen mit weniger Pflichten für den Versicherungsnehmer. Umfangreich wird die Kreditversicherungspolice mit Sonderklauseln wie zum Fabrikationsrisiko, Selbstkostenrisiko, Aushaftung, verbindlichen Lieferverpflichtungen, Konsignationslager, Blinddeckung und anderen Aspekten. Diese erläutern wir Ihnen gern persönlich – in unserem Anamnesegespräch zum Start unserer Zusammenarbeit oder bei einer Schulung Ihrer Mitarbeitenden. In diesem Text fokussieren wir uns auf einen Basisvertrag.
Welche Obliegenheiten der Warenkreditversicherung für Ihr Unternehmen wichtig sind, ist im Vertragswerk geregelt. Im Folgenden nennen wir Ihnen die zentralen Bedingungen, die es zu beachten gilt, und zeigen Ihnen den beispielhaften Ablauf einer Kreditversicherung.
Bitte beachten Sie die individuellen Regelungen Ihres Vertrages, welche von den folgenden abweichen können.
Fakturafrist und Fabrikationsrisiko
Achten Sie auf den Zeitraum zwischen Leistungserbringung und Rechnungstellung: In aller Regel haben Sie dafür 30 Tage Zeit. Bereits erbrachte Leistungen oder die Auslieferung von Waren sind meist durch die Kreditversicherung gedeckt, obwohl die Rechnung noch nicht gestellt wurde. Halten Sie einen Factoring-Vertrag ohne unterlegte Warenkreditversicherung? Dann sind die Forderungen erst nach Rechnungsstellung und Übertragung an die Factoring-Gesellschaft versichert.
Vorsicht: Schreiben Sie monatliche Sammelrechnung? Dann reicht die Standard-Fakturafrist von 30 Tagen schon nicht mehr aus und Teile der nicht pünktlich fakturierten Forderungen könnten aus dem Versicherungsschutz fallen.
Stellen Sie für einen Ihrer Kunden individuell angefertigte Produkte, Anlagen oder Maschinen her? Dann gehen Sie bis zur Auslieferung und Fakturierung der Forderungen ein nicht unerhebliches Risiko ein. Dieses sogenannte Fabrikationsrisiko lässt sich ebenfalls über eine Warenkreditversicherung abgesichern, doch auch hier gelten Fristen!
Maximales Zahlungsziel
Üblicherweise dürfen Sie Ihrem Kunden ein maximales Zahlungsziel von 60 Tagen einräumen. Wollen Sie mit einem längeren Zahlungsziel entgegenkommen, müssen Sie dies mit dem Kreditversicherer abstimmen. In den meisten Fällen wird dieser zustimmen und das längere Zahlungsziel in der Limitentscheidung dokumentieren.
Maximaler Verlängerungszeitraum oder maximale Überfälligkeitsfrist
Wird unterschiedlich bezeichnet, kommt aber in allen Bedingungswerken vor: Überfällige Forderungen müssen nach einer gewissen Zeit – beispielsweise weiteren 60 Tage nach Überschreiten des Zahlungsziels – dem Versicherer gemeldet werden. Prüfen Sie in Ihrem Vertragswerk sowie in den allgemeinen Unterlagen der Versicherung, worüber genau Sie wann und ab welcher Forderungshöhe melden müssen. Sollte keine Meldung an den Kreditversicherer ergehen, riskieren Sie Ihren Versicherungsschutz für bestehende sowie für künftige Forderungen.
Ausschlussfrist
Wenn Ihr Kunde mit den Zahlungen im Rückstand ist, dürfen Sie unter Versicherungsschutz noch eine Weile weiter liefern. Erst mit dem Erreichen der Ausschlussfrist entfällt für neue Rechnungen der Versicherungsschutz. Auch hier gibt es verschiedene Regelungen in den verschiedenen Vertragswerken der Kreditversicherer.
Inkassofrist
Heutige Policen versichern neben den klassischen Schadensfällen – beispielsweise die Insolvenz des Kunden – auch den Schadensfall „Protracted Default“, die Nichtzahlung von Forderungen. Um diesen Schadensfall geltend zu machen, müssen Sie das Inkassoverfahren des Versicherers beauftragen. Scheitert der Inkassodienstleister innerhalb einer festgelegten Frist, die Forderung beizutreiben, können Sie den Schaden durch den Kreditversicherer abrechnen. In vielen Policen ist das Inkasso sogar als verpflichtend vereinbart. Ohne rechtzeitige Abgabe ins Inkasso erhalten Sie dann keine Entschädigungsleistung!
Informationspflichten
Ein stabiler Versicherungsschutz basiert auf Informationen, die die Versicherer über Ihre Kunden sammeln. Sie sind Grundlage für Bonität und Limitentscheidung. Als Versicherungsnehmer sind Sie verpflichtet, negative Zahlungserfahrungen zu melden. Dazu gehören etwa Überschreitungen von Zahlungs- und Kreditzielen, Zahlungsstörungen wie geplatzte Lastschriftverfahren oder Hinweise auf fehlende Liquidität – etwa, wenn Ihr Kunde Sie um Ratenzahlungen oder Stundung Ihrer Rechnung bittet. Vorfälle dieser Art gefährden nicht immer sofort Ihren Versicherungsschutz – ein Verschweigen Ihrerseits wiederum kann als Pflichtverletzung eingestuft werden. Dann steht Ihr Versicherungsschutz auf jeden Fall auf der Kippe.
Im Jahr 2020 galt übrigens auch als meldepflichtig, wenn Sie von einem Kunden wussten, dessen Betrieb aufgrund von staatlichen Corona-Maßnahmen geschlossen werden musste. Erst im Dezember 2020 haben zwei der drei großen Kreditversicherer auf eine Meldung verzichtet.
Bitte beachten Sie: Sollten Sie negative Zahlungserfahrungen mi Ihrem Kunden gesammelt haben oder sollte er erst nach der Ausschlussfrist bzw. Überfälligkeitsfrist seine offenen Forderungen beglichen haben, werden Sie in den meisten Fällen keinen Versicherungsschutz für diesen Kunden die nächsten zwölf Monate haben oder bekommen können.
Versicherungsnehmer bei der Handhabung ihrer Kreditversicherung zu unterstützen: Das verstehen wir als eine unsere Kernaufgaben. Deshalb beraten und schulen wir Sie rund um die Warenkreditversicherungspolice und stehen Ihnen regelmäßig mit Rat und Tat zur Seite.
Der Schadensfall: Jetzt wird abgerechnet
Wenn Sie die Obliegenheiten der Kreditversicherung eingehalten haben und auch ein ausreichendes Kreditlimit zur Verfügung gestellt bekommen haben, sollte einer Abrechnung des Schadens nicht mehr im Wege stehen.
Die Schadensabteilung der Kreditversicherung benötigt nun einige zusätzliche Informationen über Ihre Geschäftstätigkeit mit dem Schadensstifter. Sie müssen das Kundenkonto der vergangenen zwölf Monate einreichen. Anhand dessen überprüft der Versicherer, ob Sie die oben aufgeführten Obliegenheiten und Meldefristen Ihres Kreditversicherungsvertrages eingehalten haben. Hinzu kommen die offenen Rechnungen und gegebenenfalls die Ablieferungsnachweise der Ware. Im Falle einer Insolvenz Ihres Kunden können Sie mit der Anerkennung der Forderung innerhalb von 30 Tagen nach vollständigem Einreichen der Unterlagen rechnen.
Alles auf einen Blick
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Sie wollen die Obliegenheiten der Warenkreditversicherung ständig im Blick behalten? Diese Übersicht stellt ein typisches Beispiel dar – die genannten Fristen können in Ihrer Police abweichen. Gerne erstellen wir Ihnen eine individuell an Ihre Vertragsbedingungen angepasste Übersichtsgrafik.
Haben Sie noch Fragen?
Gerne schauen wir uns mit Ihnen gemeinsam Ihre Police an und informieren Sie ausführlich, welche Obliegenheiten Sie innerhalb welcher Fristen einhalten müssen. Sprechen Sie uns an.